2022.05

義務化された内容を「タイムスタンプソリューション」で解決！

義務化内容

①電子取引で発生した取引情報をプリントアウトしたものは、原本としての保存が認められない。

②電子取引情報の電磁的記録は「真実性」「可視性」を確保して保存しなければならない。

具体的に言うと･･･

メールで受け取った注文書、請求書は、紙で保存できなくなります。

メールで受け取った注文書や請求書は紙で保存できず、受信したFAXを直接PDF保存するような設定の複合機の場合も電子データで管理する必要があります。

発生している問題･･･

テレワーク勤務が増え、オフィスに届く封書やFAXの処理がお滞るため、月末月初に郵送で届く請求書をメールベースにしたり、FAX受信の出力をファイルサーバーへのPDF保存に変更したりした企業様の多いでしょう。これらのデータは、電子データを「真実性の確保」、「可視性の保存」をした状態で保管管理する必要があります。「JIIMA認定勘定システムの導入」や、「訂正・削除に関する事務処理規程の備付けの準備」が難しい場合、ファイルに対して「確実に真実性を確保ができる」のがタイムスタンプです。

具体的な手順は･･･

受領した取引情報にタイムスタンプを付与（最長2ヶ月+7営業日以内）

改正電子帳簿保存法では、ファイルへのタイムスタンプ付与は、受領後最長2ヶ月+おおむね7営業日以内にすることが求められています。

受領した取引情報（電子ファイル）は、本商品にあらかじめ登録した署名フォルダ（in）に保存すると、インターネットを介して正しい時刻を取得し、ファイルにタイムスタンプを付与され、タイムスタンプが押されたファイルは出力フォルダ（out）へ自動で移動されます。手早く、確実に真実性を確保した「タイムスタンプを押印したデータ」となります。