2022.11

電帳法のめんどくさいをパパっと解決！電子取引データの保存は”これ1台”

2022年1月より電子帳簿保存法が改正され、電子取引データはデータのままで保存することが義務※となりました。本商品は、それらの電子取引データを専用のアプリケーションによりリネームし、光ディスクに保存できる電子帳簿保存法支援ソリューションです。

電子帳簿保存法対応アプリケーション「命名くん」は、年間ライセンス3台用をバンドルしています。

※令和4年1月1日から令和5年12月31日までの2年間は宥恕期間が設けられています。

事業主の電帳法対応をアシスト！「電帳法アプリ」で書類整理の手間を軽減！

事業者にとって税務申告は年に一回の大仕事です。本製品は電子取引データの検索機能の確保および、電子取引データの保存をサポートする商品です。

誤操作によるデータ損失を防ぐ「再書込み防止」ドライブを採用

本商品は一回記録（追加記録は可能）の光ディスクにのみ書き込めるようになっており、繰り返し上書きができる光ディスクを認識しません。これにより意図しないデータの消去や上書き、誤操作による電子取引データの損失を未然に防止します。

繰り返し上書きできるRWやREメディアに書き込めてしまうため、大事な電子取引データを上書き・削除してしまう事故が起こりえます。

繰り返し上書きできるRWやREメディアを認識しないため事故の心配が無く、安心してデータを保存し続けられます。

※M-DISC、Rメディアはデータ追記可能

電子取引データの7年（10年）保存の確実性を高める「M-DISC」を同梱

電子取引データの長期保存の確実性を高める、長期保存用光ディスク「M-DISC」を5枚同梱。年度毎にデータを区分けしてお使いいただけます。

※M-DISC1枚（50GB）に約48万枚分の電子取引データを保存できます。（1枚のデータ容量を100KByteとして計算）。

M-DISCは米国Millenniata社が開発した新しい記録メディアです。光・熱・湿度などによる経年劣化に強く、数百年（※）にわたってデータを保存することができます。思い出の写真や映像、趣味のデータ、またはビジネスデータの保存に最適です。

※米国Millenniata社の試験に基づく。

改正電子帳簿保存法とは

2022年1月1日からの電子帳簿保存法の改正により、紙で受領した国税関係の書類（請求書など）を電子データで保存しやすくなりました。その反面、電子データで保存するための厳格なルールが定められています。メール等で受領した請求書や注文書のPDFデータは、今回の改正でプリントアウトして紙で保存することができなくなり、必ず電子データで保存する必要があります。

さらに電子データで保存するためには、データ改ざんされていないことを明らかにする（真実性）ことや、確認を求められた場合に即座に該当取引のデータを表示できる（可視性）ことが求められています。

各企業の対応準備が間に合っていないこともあり、2023年12月31日までは一定の要件を満たす場合には、引き続き電子データを紙で保存できることになりました。ただし、延期されたり猶予期間があるわけではありません。罰されないだけで厳密には法令違反状態となります。

真実性

具体的な方法としては、PDFデータにタイムスタンプを付与したり、社内で事務処理規程を定めて安易に訂正削除は行わないように、社内ルールを徹底することで真実性を確保する。

他にも受領した電子データを取引年月日、取引先名、取引金額で検索できるように、PDFファイルをこれらの文字列にファイル名変更（リネーム）して保存するなどの方法が国税庁から示されています。

可視性

取引情報の中から特定のファイルを、検索項目「取引先」「取引年月日」「取引金額」を組み合わせて検索できることが求められています。国税庁からは具体的な例として下記が示されています。

1.検索項目をファイル名に設定し、「取引先」や「年月日」のフォルダーを作成して管理する。

2.ファイル名と検索項目の索引簿を作成し、ファイルと共に管理する。

命名くんが解決できる課題

実際に受領したPDFファイルを取引年月日、取引先名、取引金額にリネームしようとすると、下記のような課題がでてきます。

　1.　内容確認のためにファイルを開いた状態でリネームすると、エラーが発生して実行できない。

　2.　作業者が変わることで略称を使ってしまうなど、取引先の統一ができず、検索してもデータが見つからない

　　場合がある。

3. 紙の書類のようにバインダーに綴り、書架に保存するといった手段が電子データには無く、個人利用のPCに

保存してしまうことで検索できなかったり、誤って削除してしまう。

解決できる課題1：ファイルを開いた状態でリネームできない

受領した見積書を見ながらリネームを行おうとすると、ファイルを開いているためリネームができません。「命名くん」ならファイルを開いて内容を確認しながらリネームすることができます。

解決できる課題2：ファイル名の入力ゆれにより、検索してもファイルが見つからない

複数の担当者がリネームする場合、担当者によってゆれが出てしまい、必要なデータを検索することができなくなります。「命名くん」なら簡単な操作で入力ゆれのないリネームができます。

金額の位取りカンマの有無の設定や、取引先名を事前登録しておくことで、ゆれの無い状態を保つことができ、設定情報は社内での共通設定として登録することができます。一度登録してしまえば、社内の担当者全員が取引先名をクリックするだけで共通したリネームが行えます。

解決できる課題3：個人利用のPCに保存したため、ファイルが見つからなかったり削除してしまう

紙の帳票と同じく、電子データも7年間の保存義務があります。受領した請求書を個人利用のパソコンに保存していると、操作ミスや故障などの要因で消えてしまうリスクがあります。「命名くん」なら100年保存できるブルーレイディスク（M-DISC）に定期的に保存できるので安心です。

入力項目を共通化＆自動入力アシストで、作業の手間を低減

入力項目を共通化！取引先の入力ゆれを防止

作業者によって入力ゆれが発生しやすい取引先名称ですが「命名くん」では、取引先名称の登録情報をインポート/エクスポートすることができます。全ての取引先を登録した後にエクスポートすれば、他の社員が利用しているPCにインストールされた「命名くん」に取引先情報をインポートして利用することができ、入力ゆれを防ぐことができます。